“Come creare un ufficio amministrativo in 4 mosse, anche se non sei una ragioniera e stai lavorando in smart working”

di | 24 Maggio, 2020

La parola “smartworking“, ora più che mai sembra essere una parola sulla bocca di tutti

Un nuovo modo di lavorare, nuovo per alcuni di noi

In questi giorni, tutti siamo stati costretti a riorganizzarci e non è stato facile, soprattutto per chi ha figli

Le esigenze lavorative, quelle scolastiche per i figli e quelle solite famigliari (preparazione colazione, pranzo, merenda e cena – lavatrici, asciugatrici, ecc..) si sono sovrapposte, visto che non si poteva chiedere aiuto all’esterno.

La situazione si riassiume più o meno così:

 

 

 

Per chi comunque, deve o vuole proseguire con questo nuovo approccio al mondo del lavoro, c’è bisogno di un METODO.

Vediamo quindi come è possibile mantenere ordine e concentrazione e soprattutto come creare un vero e proprio ufficio in casa

1°    IL POSTO IN CUI CREARE L’UFFICIO

Se hai la possibilità di scelta, cerca una stanza che riesci a tenere in ordine facilmente e che non ti distrgga a livello di vista (intendo dire, finchè rispondi ad una mail, riesci a vedere il cesto delle cose da lavare o i vestiti da stirare? meglio di no)

Deve avere una scrivania, o almeno un tavolo, dove poi metterai il PC;

E lì intorno, ci ricreiamo uno spazio professionale, con qualche abbellimento che ci gratifica l’anima, contemporanemente.

Quindi sulla mia scrivania, avrò tutta la cancelleria necessaria per lavorare:

portapenne completo di:

penne, matita, gomma, temperino, evidenziatori di almeno due colori, cucitrice e CALCOLATRICE (ancora meglio se colorata), una forbice, una cancellina e dei post-it

Un cestino, per gettare carte o altro, molto molto utile.

E perchè no?una piantina fa sempre gioia!

Se pensi di passarci un bel po’ di tempo, credo sia meglio che tu ti organizzi di modo che ci sia una stampante (ce ne sono molte sul mercato ora come ora, non costose), quindi poi la carta per poter stampare e l’inchiostro colorato (ho visto che esistono i kit già pronti di tutti i colori, interessante direi: non ti dovrai trovare all’ultimo secondo a cercare il colore giallo perchè è finito, ma lo avrai pronto all’uso)

Importantissim0 è avere una lavagnetta dove posso appendere promemoria, tabelle da dover consultare continuamente, numeri di telefono consultabili velocemente, ecc..

Se sei molto indaffarata/o è indispensabile avere un calendario appeso al muro: ti permetterà di programmarti scadenze e impegni.

Il nostro ufficio si sta materializzando

2° I DOCUMENTI: COME CATALOGARLI

Molto importante è avere delle procedure chiare di archiviazione, anche perchè magari dovete condividerle con il vostro marito/compagno che spesso e volentieri è il vostro socio o “datore di lavoro”.

La cosa in assoluto utile e facilmente condivisibile sono quelle cassettine (ne esistono di tanti materiali e colori) si possono impilare una sopra l’altra.

Ecco che se ho la necessità di mettere sia io, che un’altra persona (perchè una volta ricevo io il materiale, e un’altra volta mio marito) i Ddt che mi arrivano dai fornitori (per esempio), basta che io riponga il foglio nella cassettina e lo andrò a riprendere solo quando ho magari la necessità di verificare, prezzi, quantità con la fattura che mi arriva in un secondo momento.

Fondamentale è l’etichetta sulla cassettina : tutti devono capire cosa contengono le cassettine

E intanto non ho infilato questo documento in un cassetto o peggio ancora, lasciato sulla scrivania perchè “così non lo dimentico

 

Ti serviranno dei dox, per archiviare i documenti (potresti usare i colori per distinguerli anno per anno: ad esempio per il 2020 ho deciso di usare il rosa, per il 2021 avrò una sfilza di dox verdi ecc…)

I titoli devono essere comprensibili a tutte le persone che cercheranno i documenti all’interno e deve esserci omogeneità nel scriverli.

Se usi il pennarello grosso indelebile, lo farai per tutti

Se usi la macchinetta per etichettare, la userai per ogni dox

L’occhio vuole ordine, e più c’è disciplina e prima farò a trovare le cose

Per organizzare i documenti (soprattutto quelli importanti), ti consiglio di acquistare le bustine plastificate con i fori laterali e i divisori colorati per distinguere i vari argomenti o anni all’interno del contentitore.

3° I DOCUMENTI SUL PC: come organizzarli

Vale la stessa regola per il cartaceo, tutti devono poter trovare ciò che è stato salvato senza che ci sia io ad indicarne il percorso.

Tantissime cose, ormai non si è più obbligati a stamparle e per forza di cosa devo avere un metodo.

Creo delle cartelle con nomi chiari con delle sottocartelle (una per argomento) e sempre divise per anno

Se sono file che uso in continuazione creo un collegamento sul desktop per velocizzare i tempi

Se sono cartelle importanti e non accessibili a tutti vanno protette con delle password

Tengo sempre la stessa logica per fare l’archiviazione

Gli strumenti per organizzarmi il lavoro con il pc sono infiniti, devi cercare quelli più adatti a te: google calendar ti permette di condividere appuntamenti e impegni con altre persone, outlook ti permette di archiviare la posta in arrivo in cartelle,ecc

Mi sento ti di consigliarti di acquistare una chiave esterna al PC per fare un back up di tutti i tuoi dati alla fine della giornata

4° GESTIRE IL TEMPO IN CUI LAVORARE E LE PAUSE

Si pensa che lavorare a casa sia più semplice, in realtà sì, può esserlo ma devo io distinguere con precisione quali sono gli orari da dedicare al lavoro e quali alla famiglia

Rischi altrimenti di distrarti a fare i lavori di casa per poi dever lavorare fino a tarda sera per recuperare il tempo “perso”

Fai delle pause, per prendere un caffè, sgranchirti le gambe o fare una telefonata ma vanno programmate come se fossi in azienda

Per cui ad esempio alle 10.00 pausa, 15 minuti farai in modo ogni giorno di rispettare l’orario

 

Usa sempre un abbigliamento da lavoro, che ci sia una videochiamata da affrontare, il corriere che ti suona il campanello e non te l’aspettavi, meglio essere pronti (restare in pigiama, potrebbe sembrare comodo ma potrebbe portarti dei piccoli fastidi, meglio evitare)

Che tu debba riorganizzare il lavoro o a casa, con un metodo ottimizzerai le tue giornate

L’ansia diminuirà e potrai concentrarti sul tuo business, una volta che tutto sarà in ordine

 

Sono Stefania Facci, autrice del Libro ” CONTABILE IN AFFITTO”, creatrice del metodo 30 giorni.

Ordine e organizzazione vanno a braccetto con la contabilità ed è per questo che una delle prime cose che faccio, quando entro in azienda è creare un metodo di modo che trovare i documenti sia molto semplice e intuitivo

Attraverso il mio metodo, realizzato in anni di esperienza nel campo, potrai avere i tuoi bilanci in tempo reale e all’interno della tua azienda e non dal commercialista o presso l’associazione di categoria

Se vuoi saperne di più, 📌contattami al 333.4657859 o scrivimi a facci.stefania@contabileinaffitto.it📌

 

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